GESTÃO E GOVERNANÇA

A adoção de um modelo de governança alicerçado em #valores e pautado nas #melhores práticas é fundamental para cumprirmos a missão da instituição: promover condições para que os Participantes tenham complementação financeira apropriada por meio da excelência na gestão de nossos Planos de previdência.

Este modelo se complementa com a #representação dos Participantes na gestão da Entidade, por meio do Conselho Deliberativo e Fiscal, além do Comitê de Investimentos, e por uma equipe altamente qualificada nas questões previdenciárias. Os membros dos Conselhos e Comitê de Investimentos são  profissionais que representam as Patrocinadoras e os Participantes. A maioria é certificada junto ao Instituto de Certificação dos Profissionais de Seguridade Social (ICSS).  Além disso, as ações da Visão Prev são acompanhadas de perto pela Associação dos Participantes dos Planos da Visão Prev (AVISAO) em reuniões periódicas e por um representante em nosso Comitê de Investimentos.

Em conjunto, os Conselhos Deliberativo e Fiscal, o Comitê de Investimentos, a Auditoria Interna e a Diretoria Executiva regulamentam e acompanham o funcionamento e a gestão da Visão Prev, assegurando sua aderência aos princípios de governança.

Ainda em consonância com as melhores práticas de governança, no fim de 2016 foi criado o Comitê de Compliance, composto pelas áreas  Jurídica, Auditoria Interna e Controle de Gestão, com objetivo de analisar as novas legislações publicadas e que envolvam a Entidade, bem como projetos e leis que impactem a Previdência Complementar.

Auditoria Interna

A Auditoria Interna é uma instância essencial de boa governança. O acompanhamento e a verificação dos procedimentos adotados são auferidos por dois auditores. O trabalho desses profissionais garante o cumprimento das metas e projetos traçados. Para assegurar #independência e #imparcialidade na atuação, a Auditoria Interna responde diretamente ao Conselho Deliberativo.

Aperfeiçoar processos como gerenciamento de riscos, controles operacionais e proteção de ativos, bem como garantir a #transparência das informações prestadas e aderência às políticas e regulamentos do setor estão entre os propósitos da equipe.

Os resultados das avaliações são apresentados em relatórios aos Conselhos Deliberativo e Fiscal, com planos de ação definidos e propostas de melhoria acompanhadas tempestivamente e têm por finalidade garantir que a Entidade esteja em conformidade com as melhores práticas de governança corporativa e em compliance.

No ano de 2016 a Auditoria Interna sugeriu planos de ação que otimizaram processos operacionais e fortalecimento dos controles internos, revisão de contratos e fornecedores, segurança no processo de pagamento de obrigações da Entidade, revisão mensal das concessões de benefício (novas e recorrentes) garantindo a conformidade aos regulamentos vigentes, avaliação do ambiente de controle de riscos pertinentes aos processos de investimentos conforme regulamentos, políticas e normas vigentes e validação/revisão do Estudo de Asset-Liability Management (ALM).

Ouvidoria

Em setembro de 2016, o canal de Ouvidoria da Visão Prev completou 2 anos. A Ouvidoria é um instrumento valioso de #relacionamento com os Participantes, aberto a reclamações, sugestões e críticas.

Criado para contribuir para a #excelência dos procedimentos internos da Entidade (no sistema de previdência complementar, o recurso de Ouvidoria é obrigatório apenas para as entidades que prestam serviços de assistência médica aos seus participantes), o canal tem se empenhado na busca de soluções satisfatórias às reclamações, sugestões e críticas apresentadas pelos Participantes.

Como última instância na relação Participante e Entidade, busca soluções ágeis e #transparentes na resolução dos temas apontados pelos Participantes.

No modelo de governança, a Ouvidoria tem papel determinante para evitar a reincidência de procedimentos que se mostram inadequados. Em estrita parceria com as Diretorias e gestores das áreas demandadas, além da equipe de Auditoria Interna, as informações são compartilhadas, analisadas e monitoradas com o objetivo de aprimorar os processos internos.

Após um amplo trabalho informativo e educativo, em 2016 pudemos notar a redução das demandas encaminhadas à Ouvidoria, sendo esse mais um indicador de evolução de qualidade do relacionamento com os Participantes.  Foram 41 solicitações em 2016, contra 118 do ano anterior.

As solicitações encaminhadas à Ouvidoria têm prazo máximo de 8 (oito) dias úteis para serem respondidas. Em 2016, os questionamentos se concentraram em dúvidas e requerimentos relacionados às contribuições de Participantes, Autopatrocinados, documentação necessária para a concessão de benefício, saldo de contas, entre outros.

Do total de demandas recebidas na Ouvidoria em 2016:

• em 41,5% delas houve ratificação do entendimento dado por outro Canal de Atendimento da Entidade;
• em 39% dos casos foram prestados novos esclarecimentos aos Participantes, e em conjunto com as áreas técnicas atuou-se na busca de soluções que ainda não haviam sido consideradas;
• e 19,5% foram consideradas improcedentes (chamado aberto na Ouvidoria simultaneamente com outro Canal de Atendimento).

Os indicadores de performance (prazo de resposta, prazo de análise interna) ficaram próximos aos registrados no ano anterior, evidenciando, novamente, a #consistência das ações educativas para o uso do canal.

Canal de denúncias

O Canal de Denúncias, também criado em 2014 e sem nenhum encaminhamento de ocorrência até o presente momento, complementa as condições para o efetivo cumprimento do Código de Conduta Ética da Visão Prev. O canal está preparado para receber informações sobre desvios de conduta, comportamento antiético, fraudes ou corrupção. Colaboradores, dirigentes, fornecedores, Participantes e Patrocinadoras que tiverem informações ou tenham sido prejudicados por ações da Entidade ou de seus colaboradores diretos e indiretos podem acionar o Canal de Denúncias, sem a necessidade de identificação e com garantia de confidencialidade.

Os casos serão analisados e apurados pelo Comitê de Ética, composto por representantes das áreas de Recursos Humanos, Jurídica e Auditoria Interna, indicados pela diretoria executiva para discutirem a melhor forma de encaminhamento para sanar questões. O denunciante pode acompanhar a evolução do processo caso forneça informações de contato. O prazo de análise e encaminhamento da denúncia é de 45 dias corridos a partir de seu recebimento.

Contra a corrupção

Desde 2015, os contratos de prestação de serviços da Visão Prev passaram a ter cláusula específica com o objetivo de deixar expresso o #compromisso com a legislação anticorrupção – lei 12.846/2013 – e as determinações do Código de Ética da Entidade, que também inibem práticas que assinalem envolvimento em atos corruptos. Desse modo, a Visão Prev, em consonância com os valores da sociedade brasileira, integra os esforços de combate à corrupção no Brasil, estabelecendo limites claros para a ação da Entidade e seus profissionais.